Tagung, Kongress, Symposium oder Konferenz – wenn Menschen unterschiedlichen Hintergrunds für einen oder mehrere Tage zusammenkommen, um sich fachlich auszutauschen, will das gut organisiert sein.
Inspirierende Vorträge und bereichernde Workshops sind selbstverständlich. Im Idealfall ist zusätzlich das Rahmenprogramm interessant, die Pausen sind zum Netzwerken genau lang genug, und die anderen Teilnehmenden erweisen sich als charmante Gesprächspartner. Zugegeben: Nicht alles hat man in der Hand. Aber eine gute Organisation ist doch der Garant für eine gelungene Tagung!
Unternehmen nutzen Tagungen, um ihre Mitarbeiter auf bestimmten Gebieten fachlich weiterzubilden. Aber auch das Netzwerken innerhalb der eigenen Branche oder mit Blick über den eigenen Tellerrand hinaus ist für die Unternehmen wichtig. Eine Tagung ist grundsätzlich eine Bereicherung.
Vorbereitungsphase
Zu Anfang der Vorbereitungsphase ist erst einmal nur eines klar: Es wird eine Tagung geben. Alles andere muss noch festgelegt werden. Und genau das passiert in dieser Phase. Wie genau Sie dabei vorgehen, ist Ihnen überlassen. Viele Wege führen nach Rom, heißt es immer, und das gilt auch in der Vorbereitungsphase Ihrer Tagung. Wichtig ist, dass Sie von der Zielsetzung ihrer Tagung ausgehen. Was wollen Sie mit der Tagung für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erreichen? Was sollen Ihre Mitarbeiter mitnehmen? Steht eine konkrete Fortbildung an, die im Rahmen einer eintägigen Veranstaltung erledigt werden soll, haben Sie sowohl Zielsetzung als auch Thema der Tagung bereits festgelegt. Andernfalls orientieren Sie sich bei der Themenfindung an der Zielsetzung.
Standort und Terminfindung
Im nächsten Schritt müssen Termin und Ort der Veranstaltung festgelegt werden. Ist Ihnen Ihr Thema immer noch nicht ganz klar, aber Sie haben eine absolut angesagte Location im Sinn, die Sie für Ihre Veranstaltung unbedingt nutzen wollen, holen Sie sich doch einfach dort Inspiration. Oft legen Ort und Umgebung eine Thematik nahe. Sind die benötigten Lokalitäten (Konferenzräume et cetera) zu dem von Ihnen anvisierten Zeitpunkt frei? Dann ist doch schon das meiste erledigt! Sollten die benötigten Räume nicht verfügbar sein, sehen Sie sich entweder nach einem anderen Tagungsort um oder ändern Ihre Terminplanung entsprechend.
Bedenken Sie: Es gibt immer Teilnehmer und/oder Redner die von außerhalb anreisen. Gegebenenfalls sollte für diese Teilnehmenden eine Übernachtungsmöglichkeit zur Verfügung stehen. Dafür können Sie innerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation sorgen. Weniger Arbeit für Sie ist es, wenn Sie Ihren Mitarbeitern zwar eine Unterkunft empfehlen, aber nichts fest organisieren. Eigentlich fällt das aber auch in die Vorbereitungsphase.
Budgetverwaltung
Haben Sie einen Blick auf Ihr Budget: Können Sie die Tagung so, wie Sie sich das bislang vorstellen, zu den bereitstehenden finanziellen Möglichkeiten durchführen? Ist das nicht der Fall, müssen Sie umplanen und gegebenenfalls nach kostengünstigeren Alternativen suchen. In die Budgetplanung fällt auch die Versorgung: Catering-Service oder Restaurantbesuch?
Stichwort Ressourcenallokation: Welche Ressourcen stehen für die Vorbereitung und Durchführung zur Verfügung? Verteilen Sie sowohl Arbeit und Aufgaben als auch finanzielle Mittel und Materialien so, dass Sie noch etwas „Luft“ haben. Erfahrungsgemäß brauchen Vorbereitungen mehr Zeit als man gemeinhin annimmt, Organisation benötigt mehr Personal und Arbeitsstunden als veranschlagt, und wie das mit den finanziellen und materiellen Möglichkeiten ist, können Sie sich in diesem Zusammenhang selbst ausmalen. Ein guter Richtwert ist, dass alle Ressourcen zu etwa 70 bis 80 Prozent beansprucht werden. Das ist wirtschaftlich und gibt Ihnen etwas Spielraum, falls die Kalkulation eben doch nicht aufgeht.
Organisation und Umsetzung
Wenn die Planung in groben Zügen abgeschlossen ist, geht es um die Feinarbeit. Wählen Sie Referenten aus, stellen Sie Kontakt zu Gastrednern her. Dabei sollten Sie immer das Thema und die Ziele Ihrer Tagung im Blick behalten. Bei der Buchung der Redebeiträge beachten Sie idealerweise den Zeitrahmen der Tagung (inklusive des konkreten Datums) und planen ausreichend Pausen für Diskussionen und Rückfragen ein.
Der Zeitplan ist ohnehin wichtig. Denn Tagungen bilden nicht nur fachlich fort. Sie sind auch in sozialer Hinsicht wichtig. Ihre Mitarbeiter brauchen Gelegenheit, mit den anderen Teilnehmenden sowie den Gastrednern Kontakte zu knüpfen. Netzwerken ist ein ganz wichtiger Aspekt bei Tagungen, und das findet naturgemäß in den Pausen und während des (zeitlich lockeren) Rahmenprogramms statt.
Verpflegung
Wo lernt man am ehesten Leute kennen, lässt sich in Smalltalk verwickeln und tauscht sich auch mal fachlich aus? Richtig – bei Speis und Trank. Das Catering muss organisiert werden. Ob Sie sich für die berühmten „Schnittchen“, vornehmer Canapés, entscheiden, oder ob Sie den gemeinsamen Besuch eines lokalen Restaurants einplanen, ist Ihnen überlassen. Wenn Sie im Raum um Detmold tagen, könnte beispielsweise ein Partyservice Minden, Celle oder Hannover Ihr Dienstleister für das Catering sein. Aber denken Sie auch in dieser Hinsicht daran: Pure Nahrungsaufnahme reicht nicht. Es wird geredet, und das braucht Zeit und einen entsprechenden Rahmen.
Zeit benötigen Sie für die Technik. Mikrofone, Lautsprecher, Rednerpult, Beamer und/oder Smartboard wollen aufgebaut werden, die Referenten bestehen vielleicht auf einer kurzen Einführung, damit sie die Technik auch souverän bedienen können. Das sollte im Programm berücksichtigt werden. Die gesamte Logistik will geplant werden. Rechnen Sie für die Tagung selbst ausreichend Personal ein, um diese Aufgaben zu stemmen. Der Aufbau von Technik erledigt sich nicht selbst und schon gar nicht nebenher!
Logisitk
Ein weiterer wichtiger Punkt in Sachen Logistik: Brauchen Sie Fahrdienste? Müssen Teilnehmende und/oder Redner, Referenten oder Techniker von Bahnhöfen, Bushaltestellen oder Hotels abgeholt und wieder zurückgebracht werden? Das können Sie den Menschen zwar selbst überlassen. Aber ein professioneller Eindruck entsteht nur, wenn Sie diese Aufgaben mitdenken und sich um alles kümmern. Dass für alle Eventualitäten gesorgt ist, sollte bereits aus der Einladung zur Tagung klar werden!
Teilnehmermanagement
Und mit Abschluss der organisatorischen Angelegenheiten geht es jetzt um die Teilnehmenden. Die müssen eingeladen werden, sollten sich verbindlich anmelden und registrieren. Das ist vielleicht der wichtigste Punkt der Tagungsorganisation. Denn schließlich gibt es ohne Teilnehmende keine Tagung.
Wie kommunizieren Sie mit den Teilnehmenden? Ist jemand telefonisch erreichbar, der in allen Fragen zu Transport, Organisation, Unterkunft, Fahrdienste und so weiter den Durchblick hat? Oder regeln Sie das per WhatsApp? Die Kontaktmöglichkeiten und Zuständigkeiten sollten von Anfang an klar kommuniziert werden. Denn nur so fühlen sich die Teilnehmenden rundum gut betreut.
Die Tagungsorganisation beinhaltet spätestens im Punkt Teilnehmermanagement die Organisation von Transporten und Übernachtungsmöglichkeiten für alle, die von außerhalb anreisen. Wenn Sie keine eigenen Kapazitäten zur Verfügung stellen können, bieten Sie zumindest die nötigen Informationen an. Dazu gehören die Adressen und Kontaktdaten von Unterkünften vor Ort sowie die Möglichkeiten der Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
Nachbereitungsphase
Die Tagung läuft Ihrer Meinung nach gut, Sie sehen interessierte Gesichter und haben den Eindruck, dass sich alle Teilnehmenden wohlfühlen? Das ist ein gutes Ergebnis. Aber nehmen die Teilnehmenden selbst das auch so wahr? Eine Evaluation der Tagungsergebnisse und -ziele können Sie erreichen, indem Sie entweder eine entsprechende Gesprächsrunde als Ausklang einplanen oder Fragebögen vorbereiten. Das darf selbstverständlich auch in digitaler Form passieren und mit ein paar Tagen zeitlicher Distanz zur Tagung. Das ist sogar besser, denn so haben alle Beteiligten Zeit, das Erlebte einzuordnen. Sie erfahren so ganz ehrlich, was „hängengeblieben“ ist.
Erstellen Sie Tagungsberichte und dokumentieren Sie die Tagung. Diese Form der Nachbereitung zusammen mit den Teilnehmenden und den Referierenden ist eine erste Follow-Up-Maßnahme, die für Sie wegweisend sein sollte: Welche Themen sind zu kurz gekommen? Wo besteht weiterer Redebedarf? Nehmen Sie das als Anregung mit, vielleicht eine Folgetagung auszurichten! Für die Planung künftiger Tagungen gibt Ihnen das ebenfalls wertvolle Hinweise.
Fazit
Eine Tagung zu planen und zu organisieren, ist kein Hexenwerk. Solange Sie organisiert vorgehen und die genannten Punkte von Thema und Ziel über Ort und Zeit bis hin zu Programm, Catering und Technik bedenken, kann nicht viel schiefgehen. Vergessen Sie die Nachbereitung nicht! Hier zeigt sich, wie gut Ihre Planung und Organisation tatsächlich war.
