Unternehmen fangen in der Regel klein an und wachsen dann mit der Zeit. Ein ganz normaler Prozess. Mit zunehmender Bekanntheit wächst der Kundenstamm. Zudem werden mit Hilfe von IT-Lösungen Umsätze durch E-Commerce generiert und ähnliches. Immer mehr Aktivitäten kommen dazu. Am Anfang reicht eine rudimentäre IT-Infrastruktur, um das abzuwickeln. Doch mit zunehmendem Erfolg steigt die Komplexität und stellt das Management vor neue Herausforderungen. Zahlreiche mittelständische Unternehmen geraten zum Teil in dieser Phase auf die falsche Spur. Durch suboptimale Lösungen wuchern die Gemeinkosten und die Rendite rutscht in die Negativzone. Wir erklären wieso das so ist und wie Sie mit Hilfe von Unternehmenslösung-Software davon profitieren.
Unternehmenslösung Software – warum ist sie erforderlich?
Schneller Zugriff auf alle Daten ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass eine Firma funktioniert. Es ist zum einen die Frage, wie lange ein Mitarbeiter benötigt, um zum Beispiel eine bestimmte Buchung zu prüfen, einen Vertrag ausfindig zu machen oder eine Bestellung aufzurufen. Zum anderen auch das Thema Controlling. Wie kommt man an die Zahlen, die nötig sind um Verbesserungen anzustoßen.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Frage, wie schnell bestimmte Tätigkeiten im Unternehmen ausgeführt werden. Wie viele Personen müssen an einer Tätigkeit beteiligt sein? Je weniger, desto besser.
In vielen kleinen Firmen wird zum Beispiel die Buchhaltung noch in Excel gemacht. Der Einkauf wiederum führt Listen über Bestellungen und Materialbestände. Im Vertrieb tippt jemand Umsatzzahlen in eine Datenbank. Dokumente werden mit der Hauspost hin und her getragen. Am Anfang funktioniert das möglicherweise. Aber es wird immer schwieriger die Daten aufeinander abzustimmen. Woher weiß zum Beispiel der Vertrieb, wie viel Material noch auf Lager ist? Woher weiß der Einkauf, ob in den nächsten Wochen Bestände erhöht werden müssen, weil ein Großauftrag eingegangen ist? Sie müssten täglich ihre Excel-Tabellen abgleichen – vielleicht sogar mehrmals. Ein gigantischer Aufwand, der völlig ineffizient ist.
Sobald in einem Business mehrere Mitarbeiter und Abteilungen entstehen, wird immer mehr Beratung und Abstimmung notwendig. Je komplexer das Geschäft wird, umso mehr Fehler passieren im Unternehmen und umso mehr Zeit wird für Verwaltung verschwendet. Eine Lösung muss her, ansonsten droht langfristig der Untergang.
Wie helfen ERP-Systeme und Unternehmenslösungen
ERP-Lösungen sind dazu da, um so viele Routine-Vorgänge zentral zu erfassen wie nur machbar. Bestellungen, Rechnungen, Umsätze, Personalkosten – all diese Dinge können dort von den Anwendern erfasst werden. Alle Daten werden in einer Datenbank synchronisiert. Somit haben Rechnungswesen, Vertrieb, Controlling und Einkauf usw. einen sofortigen Zugriff auf alle wichtigen Größen. Je mehr Daten im Unternehmen durch die ERP Software erfasst werden, umso schneller funktionieren die Prozesse. Auf diesem Gebiet gibt es Standard Lösungen, wie zum Beispiel SAP oder Microsoft Dynamics. Hinzu kommen zahlreiche kleinere Nischenanbieter. Manche IT-Firmen entwickeln auch maßgeschneiderte Lösungen. Vor allem dann, wenn die Standard-Software zu teuer ist oder für die Ansprüche der Branche ungeeignet ist. Anders geht es leider nicht.
Eine Unternehmenslösung ist im Bereich der IT auch dafür da, um die Arbeit zu beschleunigen, mit der die Produkte erstellt werden. Es gibt zum Beispiel Firmen, die führen bestimmte Berechnungen für ihre Kunden durch. Sie benötigen spezielle Softwarepakete, um ihre Leistung erbringen zu können.
Häufig werden solche Lösungen auch eingesetzt, um Dokumente schneller durch die Firma zu leiten zu bearbeiten und zu archivieren. Anwälte zum Beispiel können auf diesem Weg Verträge digitalisieren und ihnen in einer Datenbank wichtige Suchbegriffe zuweisen. Dadurch kommen sie an die Papiere heran, ohne manuell das Archiv durchwühlen zu müssen.
Wichtige Erkenntnis hieraus ist, dass Firmen mit zunehmenden Wachstum dafür sorgen sollten, das von Anfang an viele Geschäftsprozesse automatisiert werden. Dafür sind Unternehmenslösungen ein wichtiges Mittel. Zudem sollten sich die Verantwortlichen Gedanken darüber machen, wie alle Daten in einem möglichst zentralen System erfasst werden können, damit sich alle Abteilungen reibungslos miteinander verzahnen. Hierfür sind ERP-Systeme unerlässlich.
