Zeit ist Geld – das weiß vor allem jeder Selbständige und Unternehmer. Denn jede Minute, die nicht mit Arbeiten verbracht wird, führt dazu, dass man Mitarbeiter bezahlen muss, während gleichzeitig Einnahmen wegfallen. Der wahre Preis von Inneffizienz wird somit immer doppelt kassiert. Doch wie kommt es dazu, dass in Betrieben immer wieder Zeit vergeudet wird? Könnte man diese Ausfälle irgendwie wie einsparen?
Was sind die Gründe für Ineffizienz in Unternehmen?
Untersuchungen zeigen, dass Ineffizienzen in Firmen am häufigsten dadurch entstehen, dass Arbeitsabläufe nicht optimiert und nicht standardisiert sind. Ein weiterer Grund ist die mangelnde Nutzung von technischen Möglichkeiten. Vor allem bei kleinen Betrieben und Handwerkern ist die Quote in dem Bereich sehr hoch. Es fehlt häufig das Know-How in Sachen Management. Denn immerhin wird der Erfolg solcher Firmen auf handwerkliches Geschick gegründet, so dass weitergehende kaufmännische Kenntnisse am Anfang keine Rolle spielen. Mit wachsendem Erfolg wird das aber zum Problem. Vor allem wenn die Gemeinkosten stärker wachsen als der Umsatz.
Prozessoptimierung – wie funktioniert das?
Arbeitszeitverluste entstehen vor allem dann, wenn im Betrieb keine Regeln aufgestellt werden. Also wenn jeder macht, was er oder sie will. Der eine legt eingehende Rechnungen in den Postkorb, der andere in die Schublade. Und wenn man sie benötigt, dann weiß keiner, wo etwas ist. Dann suchen die Leute erstmal… Das darf nicht passieren. Für jeden Vorgang, der in einem Betrieb anfällt, müssen ganz genaue Vorgaben gemacht werden was dann zu passieren hat. Jeder muss sie anschließend befolgen. Nur dann lassen sich Fehler und sonstige Probleme vermeiden, wo Arbeitszeit vergeudet wird.
Zudem ist es wichtig sich bei jedem Prozess zu fragen, ob es nicht möglich wäre diesen zu verkürzen. Das heißt zu schauen, ob es irgendwie schneller geht. Oder dafür zu sorgen, dass immer weniger Personen daran beteiligt sind. Hierfür ist natürlich jede Menge Hirnschmalz erforderlich. Findet sich eine Lösung, dann wird sie sofort als Standard etabliert. Schon wurde Geld gespart.
Technische Möglichkeiten
Ein wichtiger Treiber in diesem Bereich sind technische Lösungen. Also Gadgets, mit denen sich die Arbeit beschleunigen lässt. Oder aber Software, die ein schnelleres Arbeiten ermöglicht. Es gibt zum Beispiel spezielle Software für Handwerker, mit denen viele Verbesserungen erreichbar sind. Solche Tools sind für den Einsatz in kleinen Betrieben optimiert.
Ein Beispiel dafür: Man kann Rechnungen von Kreditoren manuell stempeln, sie dann dem Chef zur Prüfung ins Büro tragen und dann eine Runde weiter dem Steuerberater per Post schicken. Es ist aber auch möglich das Dokument per Scan zu digitalisieren und die Rechnung per Klick weiterzuleiten, wo jeder in der Kette sein Häckchen setzt und sie dann in Echtzeit in die nächste Instanz leitet. Ganz ohne Laufen und ohne Post. Daten gehen zudem gleich in die Buchhaltungssoftware ein. Das geht schneller und spart mehreren Abteilungen viel Zeit.
Fazit: Arbeitsprozesse für Handwerker optimieren
Es sind vor allem die kleinen Unternehmen in Deutschland, bei denen die Prozessoptimierung noch ausbaufähig ist. Konzerne haben meist schon Erfahrung mit Six Sigma und Co. Zudem verfügen sie über eine große IT-Abteilung, die sie über aktuelle technische Verbesserungen berät. Durch die Aufstellung von Prozessvorgaben und definierten Abläufen, lassen sich im Unternehmen viele Fehler in der Prozesslandschaft beheben. Im zweiten Schritt sollte immer nach Möglichkeiten zur weiteren Verkürzung und Beschleunigung gesucht werden. Dann entwickelt sich das Unternehmen stetig weiter und die Wettbewerbsfähigkeit wird verbessert.
