Ein Outdoor Event zu planen, bedarf eines ausreichenden Zeitrahmes und eines umfassenden Konzepts. Dementsprechend lässt sich ein solches Event schließlich Schritt für Schritt durchplanen und professionell umsetzen. Diese Schritte beinhalten dabei auch den genauen Aufbau, das Catering, WC-Modelle und dergleichen.
Anlässe für ein Outdoor-Event
Ein Outdoor Event stellt eine Veranstaltung dar, welche im Freien stattfindet. Zu diesem Zweck kommen ganz verschiedene Anlässe infrage, wobei das klassische Open-Air-Konzert hier besonders bekannt sein und entsprechend häufig frequentiert sein dürfte. Dabei kann es sich um mehr oder weniger bekannte Bands bzw. Entertainer halten. Beliebt sind diese Events in jedem Fall. Die Größe der zur Verfügung stehenden Areale variiert dabei von Event zu Event. Doch nicht nur Konzerte stellen passende Anlässe dar, sondern auch grundsätzlich Partys, Autokinos, Yoga- und Sportevents, Coachings und dergleichen.
Sicherlich gibt es kaum eine Veranstaltung, welche nicht auch als Outdoor Event stattfinden könnte. Selbst Kochkurse finden immer öfter im Freien statt, um zum Beispiel die stimmungsvolle Umgebung der Natur mit einfangen zu können. Das Wetter spielt in diesem Zusammenhang eine nicht unwesentliche Rolle und wer auf Nummer sichergehen will, kann sich im Vorfeld am besten um eine Überdachung und um eine Zeltvermietung kümmern.
Darauf sollten Sie achten
Damit Sie Ihr Outdoor Event wetterunabhängig planen können, bedarf es einiger Aspekte, welche es zu berücksichtigen und umzusetzen gilt. Sorgen Sie am besten von Anfang an für professionelles Zeltzubehör, damit die Veranstaltung nicht ins Wasser fällt, falls es zu schlechtem Wetter kommen sollte. Auch hinsichtlich der Location und der Logistik nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um realistisch planen zu können. Die Zeit der Planung sollte deshalb nicht unterschätzt werden. Erstellen Sie gerne ein Konzept und notieren sich die einzelnen Schritte und Zwischenschritte auf, derer es bedarf, um ein erfolgreiches Outdoor Event zu organisieren.
Location
Die passende Location stellt sicherlich das A und O dar, wenn es um ein gelungenes Event geht. Da viele Örtlichkeiten bereits mehrere Wochen oder gar Monate im Voraus ausgebucht sind, gilt es, rechtzeitig zu recherchieren und Anfragen an die Dienstleister zu stellen. Planen Sie zu diesem Zweck gerne auch noch etwas zusätzliche Zeit ein. Wenn dann eine Absage kommt, ist immer noch genug Zeit, sich um eine andere Area zu kümmern. Sinnvoll ist, wenn der Platz der Anzahl der zur erwartenden Gäste entspricht und auch leicht zu erreichen ist.
Verpflegung und Versorgung
Damit die Gäste optimal versorgt und verspflegt sind, engagieren Sie am besten einen passenden Cateringservice. Wählen Sie am besten Speisen und Getränke, welche dem Geschmack der breiten Masse entsprechen, so gehen Sie auf Nummer sicher. Auch eine Toilette sollte aufgestellt werden. Hier haben Sie die Wahl, welches System Sie beanspruchen möchten. Zur Verfügung stehen zum Beispiel Kabinen nur mit einer Toilette und auch jene mit Waschbecken oder Spiegel bzw. mehreren Elementen. Wichtig ist sicher, dass sowohl Essen, Sanitäranlagen, Dekoration und dergleichen zum Charakter des jeweiligen Outdoor Events passen.
Ein kleiner Meditationsworkshop bedient sich sicher eines anderen Equipments als ein Konzert. Wenn Sie Ihre Checkliste anfertigen, lassen Sie praktischerweise etwas Platz zwischen den einzelnen Posten. So lassen sich bei Bedarf noch Zwischenschritte, Anmerkungen und ähnliches dazwischenschieben und Ihr Konzept wird entsprechend verlässlich, umfassend und detailliert. Wer es sich bezüglich des Essens einfach machen möchte, kann zum Beispiel auch verschieden belegte Sandwiches und andere kalte Speisen anbieten. Das erspart etwaige Warmhalteplatten und die Ausstattung.
Strom
Grundsätzlich spielt die Stromversorgung eine wichtige Rolle im Zusammenhang mit Events jeglicher Art. Doch wenn Sie ein Event im Freien planen, müssen Sie auch immer davon ausgehen, dass es Regen geben könnte. Daher gelten bezüglich des Stroms hier noch einmal andere Regeln als für Indoorevents. Hier bedarf es professioneller Techniker, die sich mit dem Strom- und Licht-Equipment auskennen. Die richtigen Nässeschutzvorrichtungen müssen her und kompetent verlegt und angebracht werden.
Tipps für Ihr Event
Der erste und sicher wichtigste Tipp ist jener, sich ein hieb- und stichfestes Konzept zu erstellen. Auch wenn Sie sich um viele Belange wie etwa um das Essen, die Stromversorgung, die Unterhaltung und dergleichen nicht selber kümmern, ist es wichtig, rechtzeitig verschiedene Dienstleister zu kontaktieren und die entsprechenden Angebote miteinander zu vergleichen. Auf diese Weise vermeiden Sie zeitliche Engpässe und haben zudem genügend Zeit, die jeweiligen Preis-Leistungs-Verhältnisse zu vergleichen. Dieses Konzept können Sie gerne stichpunktartig erstellen, genügend Platz zwischen den Punkten lassen und nach Erledigung separat abharken.
• Anzahl der Gäste
• Location
• Verpflegung
• Equipment
• Unterhaltung
• Sanitäranlagen
• Stromversorgung
• Dekoration
Dekoration für Freiluftevents
Wer ein Event im Freien plant, möchte seinen Gästen sicher eine ebenso attraktive Kulisse anbieten wie in einer Innenraum-Veranstaltung. Zu einer solchen Kulisse gehören auch passende Dekorationen. Diese werden schließlich an den jeweiligen Event angepasst. Bei diesen Dekorationen kann es sich zum Beispiel um farbige Ballons handeln, um Büsten, künstliche Blumen- oder Pflanzenranken, Kunstpalmen und dergleichen.
Praktisch zu wissen ist in diesem Zusammenhang sicher auch, dass sich klasse Dekorationen auch mieten lassen. Das spart merklich Geld, vor allem, wenn Sie nicht regelmäßig Events planen und umsetzen. Falls Sie das doch vorhaben, kann es günstiger sein, das dekorative Equipment zu erwerben. Hier lohnt es sich, gegenzurechnen und eine Kosten-Nutzen-Rechnung aufzustellen. Wichtig ist in jedem Fall, ein nettes Ambiente zu schaffen, am besten eines mit einem gewissen Wiedererkennungswert. Daran werden die Besucher und Gäste sich dann nicht nur langfristig erinnern, sondern sie auch animieren, wieder eines Ihrer Events zu besuchen.
Fazit
Wenn Sie eine Eventplanung durchführen, können Sie am besten erst mal ein grobes Konzept erstellen. Zu diesem Zweck reicht ein Din-A4-Zettel mit Stichpunkten. Schreiben Sie schließlich die wichtigsten Punkte und Aspekte auf, welche in die Planung gehören. Als Erstes stellt sich hier sicherlich die Frage, welche Art Event es ist und wie viele Gäste in etwa erwartet werden. Danach richten sich dann die weiteren Punkte, vor allem bezüglich Größe und Umfang. Die Lokation sollte daher nicht nur optisch Ihren Anforderungen entsprechen, sondern auch dahingehend, dass die maximale Anzahl der zu erwartenden Gäste hier Platz findet.
Dann geht es um den Punkt Verpflegung. Dieser beinhaltet Essen und Trinken gleichermaßen. Auch hier reicht es zunächst, stichprobenartig Notizen zu machen. Wenn warme Speisen gereicht werden sollen, denken Sie am besten auch gleich an die entsprechende Stromversorgung. Gerade im Außenbereich sind hier spezielle Kenntnisse vonnöten. Auch der Bereich der Toiletten stellt einen wichtigen Faktor dar. Wichtig ist hier, ebenso wie bei den anderen Dienstleistern, dass Anfragen rechtzeitig gestellt werden.
So können Sie unnötige zeitliche Engpässe vermeiden und die Angebote nach Preis und Leistung filtern. Zuletzt und nicht minder wichtig sind die Dekorationen und bei Bedarf auch die Unterhaltung für die Gäste. Letzteres ist insbesondere dann wichtig, wenn es um kein Konzert geht und generell um keine Entertainment-Veranstaltung. So fühlen sich die Gäste in jedem Fall rundum kulinarisch versorgt und unterhalten.
