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Wie Sie erfolgreich ein Betriebsfest planen

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Betriebsfeiern und -feste sind dazu da, um die Gemeinschaft in der Belegschaft zu fördern. Ihre Angestellten können sich durch ein Betriebsfest auch besser kennenlernen. Der Zusammenhalt innerhalb einer Belegschaft ist für den Unternehmenserfolg immens wichtig. Bei der Planung eines Betriebsfestes gibt es einige Punkte, die Arbeitgeber bei der Planung und Organisation berücksichtigen sollten. Betriebsfeiern können bei einem Firmenjubiläum oder einer Neueröffnung stattfinden. Das Betriebsfest richtet sich immer nach der Anzahl der Mitarbeiter und der Unternehmensgröße. Bei der Planung müssen Sie sich um den Umfang der Party, eine geeignete Location, die Gästeliste, Einladungen, Verpflegung und passende Aktivitäten Gedanken machen. Im Folgenden wird die Planung eines Betriebsfestes näher beschrieben.

Planung und Organisation

Es ist wichtig, dass Sie rechtzeitig mit der Planung und Organisation des Firmenevents beginnen. Zusammen mit den Mitarbeitern suchen Arbeitgeber nach einem passenden Termin für die Feier. Die Planung sollte neun bis zwölf Monate vor der eigentlichen Feier starten. Das Motto und der Umfang des Betriebsfestes sind die ersten Punkte, über die Sie sich Gedanken machen müssen. Versuchen Sie, einen Termin zu finden, an dem viele Mitarbeiter Zeit haben. Feiertage oder Samstage sind hier nicht immer die beste Wahl, da einige Angestellte unterwegs sein könnten. Bei der Planung und Organisation eines Betriebsfestes kann Ihnen auch ein Eventservice behilflich sein. Im Folgenden wird näher beschrieben, welche Bereiche und Aspekte Sie bei der Planung eines Betriebsfestes genau beachten sollten.

Anlass und Motto

Wenn Sie einen passenden Termin gefunden haben, sollten Sie sich Gedanken um den Anlass der Feier machen. Durch ein passendes Motto wird Ihre Betriebsfeier außergewöhnlich und einzigartig. Es ist wichtig, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern die verschiedenen Mottos besprechen. Wenn Ihre Angestellten auch mit einer einfachen Jubiläumsfeier zufrieden sind, benötigen Sie auch kein Motto auf der Feier. Passende Mottos wären Bad-Taste oder eine Art Maskenball.

Passende Location

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Als Nächstes müssen Sie eine passende Location in Ihrer Nähe finden. Es ist wichtig, dass Sie die Location rechtzeitig buchen. Dazu benötigen Sie eine genaue Gästeliste, damit die Kapazität der Location zur Unternehmensgröße passt. Buchen Sie den Veranstaltungsort vier bis sechs Monate im Voraus, damit die Location nicht vermietet ist. Sie sollten sich auch über die Erreichbarkeit und mögliche Parkplätze informieren. Möglicherweise müssen Sie sich um einen Shuttle-Service kümmern, der die Gäste von A nach B bringt. Es gibt viele unterschiedliche Locations, in denen Sie ein Betriebsfest feiern können. Bei der Suche können Sie sich auch von einem Eventservice beraten lassen. Die Experten der Eventagentur kennen andere Dienstleister und Caterer und können den Kontakt herstellen. Die Location sollte zum Motto, dem Anlass und Ihrer Firma passen.

Gästeliste

Es ist wichtig, dass Sie sich Gedanken um die Gästeliste machen. Laden Sie nicht Mitarbeiter ein, die fest angestellt sind, sondern auch Praktikanten, Reinigungskräfte und Minijobber. Jeder Angestellte trägt zum Unternehmenserfolg bei und sollte für seine Arbeit wertgeschätzt werden. Natürlich muss der Umfang der Feier und die Anzahl der Gäste zum Budget passen. Allerdings sollten Arbeitgeber die positive Wirkung einer Betriebsfeier beachten. Das Arbeitsklima und die Arbeitsatmosphäre werden durch das Betriebsfest nachhaltig verbessert, da sich alle Ihre Angestellten wertgeschätzt fühlen.

Sollten Minijobber, Reinigungskräfte, Praktikanten oder Werkstudenten zu der Feier nicht eingeladen werden, könnte Missgunst innerhalb der Belegschaft entstehen. Werkstudenten und Praktikanten sind nicht fest bei Ihnen angestellt, erledigen in den meisten Fällen aber ähnliche Tätigkeiten, wie ein fest angestellter Mitarbeiter. Als Folge könnten sich die Praktikanten und Werkstudenten nicht mehr mit Ihrem Unternehmen identifizieren und die Motivation sinkt. Zudem könnte es sich negativ auf das Image der Firma auswirken, wenn Praktikanten und Studenten mit anderen Personen sprechen. Arbeitgeber sollten beachten, dass ein Betriebsfest von der Steuer nur abgesetzt werden kann, wenn alle Angestellten zum Betriebsfest eingeladen wurden.

Verpflegung

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Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Verpflegung/Catering. Kümmern Sie sich um ausreichend Verpflegung. Bei der Suche nach der passenden Location wird in vielen Fällen auch ein Cateringservice angeboten. So können Sie mit dem Veranstalter über das Catering sprechen. Häufig haben Sie die Möglichkeit, ein Menü selbst zusammenzustellen. Bei der Verpflegung können Sie sich für ein Menü entscheiden. Im Vorfeld hat jeder Angestellte die Möglichkeit, sich ein eigenes Menü zusammenzustellen. Eine beliebte Alternative ist ein klassisches Buffet. Bei den Getränken sollten Arbeitgeber darauf achten, dass neben alkoholischen Getränken auch alkoholfreie Getränke angeboten werden. Die Getränke können Sie auch mit Ihren Mitarbeitern besprechen.

Aktivitäten

Neben der Verpflegung sollten Sie sich Gedanken um Musik und Aktivitäten auf der Betriebsfeier machen. Das Unterhaltungs- und Rahmenprogramm ist für die Feier enorm wichtig. Ihre Angestellten sollen sich auf der Feier amüsieren. Sie können das Rahmenprogramm zusammen mit Ihren Mitarbeitern gestalten. Erkundigen Sie sich nach Interessen. Kleine Aufführungen auf der Bühne, musikalische Acts oder Spiele sind auf Betriebsfeiern besonders beliebt. Bei der Planung von Aktivitäten sollten Arbeitgeber immer bedenken, dass es sich um eine Betriebsfeier handelt. Sie feiern hier unter Vorgesetzten und Mitarbeitern. Natürlich können Sie Spaß haben, aber es sollte immer etwas Distanz gewahrt werden. Am Montag geht die Arbeit normal weiter.
Passende Aktivitäten sind Team-Challenges, bei denen unterschiedliche Teams gegeneinander antreten. Eine GPS-Rallye auf dem Betriebsgelände oder durch die Stadt sind äußerst beliebt. Für die GPS-Rallye müssen die Teams verschiedene Aufgaben lösen. Jedes Team bekommt einen Bollerwagen mit ausreichend Getränken und kleinen Snacks. Nach dem Teamevent lassen Sie den Abend ruhig bei einem leckeren Essen in einer passenden Location ausklingen. Boßeltouren oder Grünkohl-Wanderungen sind im Winter beliebte Teamevents. Gemeinsame Wanderungen mit der gesamten Belegschaft im Sommer sind auch beliebt.

Indoor oder outdoor?

Bei der Planung sollten Sie überlegen, ob das Betriebsfest indoor oder outdoor stattfinden soll. Für ein Outdoor-Event benötigen Sie ein passendes Faltzelt. Auch bei dieser Frage können Sie die Meinung der Belegschaft mit einbeziehen. In den warmen Sommermonaten können Sie die Betriebsfeier auch draußen stattfinden lassen. Für den Frühling, Herbst oder Winter ist es wichtig, dass Sie sich Gedanken um eine Alternative machen. Abends wird es kälter und das Festzelt sollte ausreichend beheizt werden. Bei Outdoor-Events haben Sie genügend Platz für kleine Aktivitäten. Die Stimmung bei einem Sommerfest im Freien ist lockerer und es herrscht eine ungezwungene Atmosphäre.

Catering

Bei der Suche nach einer passenden Location haben Sie mehr Freiheiten. Sie müssen sich nur um ein passendes Zelt und Sitzgelegenheiten kümmern. Natürlich können Sie auch ein Catering mit einem leckeren Buffet organisieren. Sie haben alle Freiheiten. Zu einem Betriebsfest im Sommer passt ein Grillfest. Sie kümmern sich um Fleisch und vegane Alternativen. Hier können Sie auch Ihre Mitarbeiter fragen, ob sie sich um Beilagen kümmern möchten. Bei der kulinarischen Versorgung haben Sie alle Freiheiten. Bei der Planung eines Outdoor-Events müssen Sie immer einen Plan B in der Hinterhand haben. Auch in den warmen Sommermonaten kann es regnen und stürmen. Als Arbeitgeber sollten Sie sich unbedingt um einen Plan B kümmern.

Alternativ können Sie Ihr Firmenjubiläum auch indoor feiern. Bei einem Indoor-Event haben Sie Planungssicherheit und Sie müssen sich keine Gedanken um das Wetter machen. Vor Ort finden Sie das passende Mobiliar und genügend Sanitäranlagen. Wenn Sie eine Indoor-Location buchen, können Sie mit einem Cateringservice auch die Verpflegung der Gäste planen.

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