Wie viele Dienstfahrzeuge benötigt ein Unternehmen? Wie viele LKW, Stapler oder Transporter sind nötig, um der Arbeit effizient nachzukommen? Solche Analysen sind für Unternehmen nicht gerade unerheblich. Früher kaufte man Fahrzeuge eher im Überfluss. Lieber ein bisschen mehr als zu wenig. Doch seitdem sich Management Philosophien, wie zum Beispiel „Lean“, ihren Weg gebahnt haben ist das anders. Es gilt jegliches Anlagevermögen zu vermeiden. Denn gebundenes Kapital ist immer ein Problem. Es verschlechtert die Finanzierungsmöglichkeiten. Zudem senkt es die Kapitalrendite der Anleger, wenn es nutzlos herumliegt. Deswegen hat man sich in diesem Bereich weiterentwickelt und betreibt heute das, was als ausgeklügeltes Fuhrparkmanagement oder Flottenmanagement bekannt ist. Es ist ein System, bei dem mit Hilfe von Software und digitalen Tools die Nutzung von Fahrzeugen im Unternehmen optimiert wird. Wir zeigen, wie das ganze funktioniert und warum es notwendig ist.
Fuhrparkmanagement und Flottenmanagement – was ist das?
Man stelle sich ein Unternehmen vor, in dem es nur Verkäufer gibt, genau 50 Stück. Diese besuchen ihre Kunden und benötigen dafür ein Fahrzeug. Wie viele sollte man davon anschaffen? Die erste Idee wäre es sofort 50 Autos im Fuhrpark bereitzustellen. So kann jeder problemlos seinen Job machen. Doch wenn man genauer hinsieht, dann wäre das Verschwendung. Warum? Weil von den 50 Verkäufer im Schnitt immer 3 bis 4 gerade im Urlaub sind und 2 bis 3 sind krank oder in Elternzeit usw. Zudem ist es so, dass nicht jeder Mitarbeiter jeden Tag einen PKW benötigt. An manchen Tagen sind sie in der Zentrale, um eine Besprechung zu halten oder um sich verwaltungstechnischen Aufgaben zu widmen. Mit einem klugen System könnte man hier eine Lösung schaffen, bei der vielleicht nur 30 oder 35 Autos für die Fahrzeugflotte gekauft werden müssen. Damit hätte man schon einiges an Investments gespart und auch einiges an Kapital freigesetzt.
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Genau darum geht es beim Fuhrparkmanagement bzw. beim Flottenmanagement. Ziel ist es ein System einzurichten, bei dem das Unternehmen mit so wenig Fahrzeugen wie möglich funktioniert. Und da die Zeiten von Papier und Bleistift vorbei sind, versucht man das digital zu unterstützen. In kleinen Unternehmen reicht möglicherweise eine Excel-Liste, um das zu schaffen. In diese Excel-Datei werden alle Fahrzeuge eingetragen, die von den Mitarbeitern genutzt werden. Alle LKW, PKW, Elektrotransportfahrzeuge, Motorräder, Stapler und Lieferwagen usw. – sie alle werden erfasst. Anschließend kann sie jeder für notwendige Termine reservieren oder Fahrten eintragen usw. Je nach dem, welche Daten man erheben möchte.
Eine solch einfache Lösung würde die Basics an Anforderungen abdecken. Doch allzu umfassend ist sie nicht. Für größere Unternehmen mit mehr Fahrzeugen reicht das nicht mehr aus. Denn dort hat das Fuhrparkmanagement bzw. das Flottenmanagement noch andere Aufgaben. Hinzu kommen Themen für die Verwaltung, Dokumentation, Wartung, Erstellung vom Fahrtenbuch, Kostenmanagement, Fahrzeugortung usw. Denn die Nutzung von Fahrzeugen muss gut überwacht sein. Zum einen deshalb, weil man angesichts der Menge den Überblick darüber verliert, ob sie effizient genutzt werden. Zum anderen deshalb, weil die staatlichen Behörden eine Fuhrparkverwaltung erfordern. Stichwörter: Bilanzierung und Steuern.
Aus diesem Grund gibt es spezielle Software. Genauer gesagt Flottenmanagement-Software oder Fuhrparkmanagement-Software. Sie soll all diese Funktionen und Anforderungen in einem abdecken. Für Unternehmen mit einer großen Flotte eine ungeheure Erleichterung.
Software für Fuhrparkmanagement & Flottenmanagement – worauf achten?
Je größer das Unternehmen, desto größer ist meist auch die Fahrzeugflotte. Dementsprechend wird es komplizierter die Überwachung der Fahrzeuge zu gewährleisten. Daher macht man das heute mit Hilfe von Software. Sie ermöglicht eine zentrale Verwaltung. Zudem lassen sich zahlreiche digitale Helfer-Tools anschließen. Wir nennen einige Punkte, die für die Anschaffung von derartiger Software wichtig sind.
Kostenlose Software – sinnvoll?
Es gibt tatsächlich kostenlose Software für Fuhrparkmanagement / Flottenmanagement. Man kann diese nutzen, allerdings würden wir das nur für den Notfall empfehlen oder für ganz kleine Unternehmen mit wenig Fahrzeugen. Grund dafür ist, dass kostenlose Tools meist Projekte sind, mit denen sich ein Programmierer vielleicht nur nebenbei beschäftigt. In diesen Fällen kann eine solche Software Fehler enthalten, die zu Sicherheitslücken führen. Ob sich jemand per Update darum kümmert, dass diese geschlossen werden? Wer weiß? Fest steht, dass gerade solche kleinen Software-Pakete gerne als Einfallstor für Trojaner und Viren genutzt werden, weil Windows, Office und Co. gut überwacht werden.
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Unsere Empfehlung ist es hier auf Qualität zu setzen. Auf Software, die sicher programmiert ist und zudem durch regelmäßige Updates gepflegt wird. Das kostet zwar Geld, ist aber schlichtweg viel sicherer.
Cloud-Software vs. zentrale Installation im Unternehmen
Anbieter für Software im Bereich Fuhrparkmanagement / Flottenmanagement bieten unterschiedliche Lösungen an. Die einen erstellen Software, die im internen Netzwerk des Unternehmens installiert werden muss. Andere nutzen dafür die Cloud. Was ist besser?
Grundsätzlich sollte man wissen, dass Cloud Software etwas langsamer sein könnte, wenn große Datenmengen zirkulieren. Im internen Netzwerk geht das per LAN schneller. Doch das Problem ist, wenn die Mitarbeiter mit den Fahrzeugen im Außendienst unterwegs sind. Dann müssen sie ihre Daten über eine komplexe VPN-Leitung einpflegen. Eine Cloud-Software dagegen erlaubt die sichere Eingabe der Daten über das Internet. Per App zum Beispiel. Das geht viel einfacher und ist ungefährlicher, da kein Zugriff auf die zentralen Server im Unternehmen erfolgt.
Erweiterbarkeit für Geräte von Drittfirmen
Zum Fuhrparkmanagement / Flottenmanagement gehört in manchen Unternehmen die Möglichkeit für eine permanente Fahrzeugortung. Man denke beispielsweise an die Paketdienste. Dort muss man immer wissen, wer sich gerade wo aufhält. Solche Daten zu erheben funktioniert mit Hilfe von Geräten für GPS Ortung. Das geht technisch ganz leicht. Die Frage ist nur, ob sich solche Gadgets mit der Software verbinden lassen, so dass sie die Daten direkt ins Unternehmen übertragen.
Wichtig ist es unserer Ansicht nach Programme auszuwählen, die in dieser Hinsicht flexibel sind. Das heißt, dass sie ein offenes System haben, um Informationen von Scannern, Sensoren, Lesegeräten usw. zu verarbeiten. Vor allem von solche, die von einer anderen Marke sind.
Schnittstelle zur ERP Software
Manche Anbieter für Software sammeln fleißig Daten und bieten viele Möglichkeiten, um die Verwaltung einer Flotte zu gewährleisten. Sie bieten Routenplanung, Terminkoordinierung, Wartungsübersicht und noch vieles mehr. Das ist auf jeden Fall sehr gut. Doch wie erwähnt, sammeln sich in dieser Software auch Vorgänge, die für die Buchhaltung relevant sind. Da wären zum Beispiel die Rechnungen für den Sprit oder für Reparaturen in der Werkstatt.
Es wäre natürlich äußerst elegant, wenn sich diese Informationen per Schnittstelle direkt in die ERP-Software des Unternehmens übertragen lassen. Ansonsten wäre viel Doppelarbeit notwendig. Denn die meisten Firmen verfügen vom ersten Tag der Gründung an über ERP Programme. Sie vernetzen Einkauf, Buchhaltung, Vertrieb, Materialwirtschaft und Produktion miteinander. Somit ist es wichtig, dass sich die Informationen der Fuhrparkmanagement-Software / Flottenmanagement-Software direkt mit verarbeiten lassen. So optimieren Sie die Abläufe noch ein Stückchen mehr. Zudem befinden sich in beiden Software-Paketen stets konsistente Informationen, die sich perfekt auswerten lassen.
Fazit
Im Management von Fahrzeugen steckt großes Potenzial, um die Kapitalbindung einer jeden Firma zu verbessern. Mit Hilfe von cleveren Softwarelösungen lässt sich der Ertrag reichlich vergrößern.
