Jede Tagung oder Business Event ist einzigartig. Für einen reibungslosen Ablauf sollten Sie die Tagung planen und verschiedene Vorbereitungen treffen. Besonders wichtige Punkte sind das Thema der Tagung, die Gäste und Redner/Referenten, die Location, die technische Ausstattung, die Anreise, den Ablauf, die Übernachtung der Gäste und die Verpflegung / das Catering. Im Netz finden Sie verschiedene Checklisten für die Planung einer Tagung.
Bei der Themenwahl und dem Rahmenprogramm sollten Sie Ihre Gäste nicht mit zu vielen Informationen überfordern. Das Event sollte abwechslungsreich sein und viele Pausen enthalten. Die Pausen können die Gäste und Referenten zum Essen, Smalltalk oder einen kleinen Spaziergang nutzen. Natürlich können Sie sich auch von einem erfahrenen Eventmanager Hilfe holen. In diesem Artikel wird näher beschrieben, worauf Sie achten müssen, wenn Sie eine Tagung planen.
So wird Ihre Tagung zum Erfolg – Planung der Tagung
Bei der Planung des Business Events müssen Sie verschiedene Punkte berücksichtigen, die im Folgenden näher beschrieben werden.
Termin für das Event finden
Als Erstes sollten Sie mit Ihrem Team einen geeigneten Termin für das Event festlegen. Es ist wichtig, dass Sie sich nicht für einen Feiertag entscheiden. Zudem sollten an dem Datum keine weiteren Großveranstaltungen in der Nähe stattfinden. Das Thema sollte auch zu der Jahreszeit passen. Wenn Sie einen passenden Termin gefunden haben, können Sie die Einladungen an die Gäste und die Redner der Veranstaltung schicken. Verschicken Sie die Einladungen erst nach der Zusage des Veranstalters.
Location
Einer der wichtigsten Punkte bei der Planung einer Tagung ist die passende Location. Es ist wichtig, dass der Veranstaltungsort zum Thema, zum Ablauf- und Rahmenprogramm des Events passt. Als Anfänger können Sie sich von einem erfahrenen Anbieter beraten lassen. In Deutschland gibt es hervorragende Locations und Hotels, die sich für eine Tagung oder ein Business Event eignen. Bei der Suche nach einem passenden Hotel können Sie nach Tagungshotel Baden-Württemberg, Bayern, Bremen, Hamburg oder Niedersachsen suchen. Bei der Wahl der Location sollten Sie auf die Räumlichkeiten, die Ausstattung und die Geräte vor Ort achten. Zudem sollte der Veranstaltungsort für Ihre Gäste und Referenten einfach zu erreichen sein. Neben Parkplätzen sollten Sie einen genauen Plan für die Anreise an Ihre Gäste verschicken. Auf dem Business Event sollte es einen separaten Bereich geben, in dem sich die Redner und Gäste kurz entspannen können. Neben den Vorträgen spielt das Rahmenprogramm eine wichtige Rolle. In Tagungshotels gibt es Wellness-Angebote, damit sich Ihre Gäste nach einem langen Tag erholen können.
Ausstattung und technische Geräte
Als Planer und Organisator sollten Sie sich um die Ausstattung und die technischen Geräte vor Ort kümmern. Für die Ausstattung benötigen Sie genügend Stühle, Rednerpulte, Tische und verschiedene elektrische Geräte. Ein Referent könnte für seinen Vortrag WLAN, einen Beamer + Leinwand und ein Mikrofon benötigen. Ihre Aufgabe als Organisator ist es, sich um die technische Ausstattung zu kümmern. Die Ausstattung können Sie direkt beim Veranstalter oder im Netz mieten. Es ist wichtig, dass Sie die technischen Geräte rechtzeitig testen. Bis zum Beginn der Tagung sollten alle technischen Geräte einwandfrei funktionieren. Ein Techniker im Team wird sich um die Installation der elektrischen Geräte kümmern.
Verpflegung
Bei der Planung sollten Sie sich Gedanken um Catering und Getränke für die Gäste und Referenten machen. Für die Tagung bieten sich kleine Snacks an, die Ihre Gäste in den Pausen genießen können. Bei einem langen Event können Sie Ihren Gästen auch ein größeres Catering mit Mittag- oder Abendessen bieten.
Ablauf
Gemeinsam mit dem Organisationsteam sollten Sie einen Ablaufplan mit Rahmenprogramm festlegen. Bei der Planung des Ablaufs ist es wichtig, Pausen zu beachten. Die Vorträge auf den Business Events können mit der Zeit langatmig werden. Ein passendes Rahmenprogramm sorgt für Abwechslung und Ihre Gäste werden sich nicht langweilen. Für den Ablaufplan sollten Sie passende Redner suchen. Die Beiträge der Referenten sollten zum Thema des Events/der Tagung passen. Es ist wichtig, dass der erste Referent mit den Gästen interagiert. Der Beitrag sollte eine kleine Einführung in das Thema des Events sein und die Gäste vorbereiten.
Der erste Beitrag sollte nicht zu viele Details und Fakten enthalten. Bis zur Mittagszeit können dann verschiedene komplexere Beiträge vorgetragen werden. Zwischendurch sollten Sie jedoch ansprechende und interessante Beiträge anbieten, damit das Business Event nicht zu langatmig wird. Für den letzten Beitrag sollten Sie sich für einen guten und erfahrenen Referenten entscheiden. Zudem sollte der Beitrag unterhaltsam sein. Bei der Suche nach passenden Referenten können Sie auf Portalen suchen oder erkundigen sich bei erfahrenen Veranstaltern. Viele Veranstalter haben verschiedene Kontakte zu den unterschiedlichsten Referenten. Die Auswahl der Referenten ist für das Event besonders wichtig.
Weitere Vorbereitungen treffen
Wenn Sie sich um die passende Location, den Ablauf, das Rahmenprogramm, den Termin und das Catering des Business Events gekümmert haben, wird die Einladung an die Gäste und die Referenten verschickt. In der Einladung werden alle relevanten Informationen und Daten aufgeführt. Die Gäste finden einen Plan über den genauen Ablauf, damit sie sich im Voraus ein Bild von der Veranstaltung verschaffen können. Für das Event sollten Sie eine Frist für eine potenzielle Zu- oder Absage erwähnen. Bis zu diesem Zeitpunkt können sich die Gäste bei Ihnen melden.
Die abschließende Liste können Sie dann dem Veranstalter übergeben. Eine genaue Planung des Business Event sorgt dafür, dass die Tagung störungsfrei abläuft. Es ist wichtig, dass Sie immer einen kleinen Zeitpuffer einplanen, da immer etwas Außerordentliches oder Unerwartetes passieren kann. Bei kleinen Fehlern ist es wichtig, dass Sie offen und klar mit Ihren Gästen und Referenten kommunizieren und souverän bleiben. Wenn Sie als Organisator nervös oder hektisch reagieren, könnte sich die Stimmung auf die Gäste und Referenten übertragen.
Darauf sollten Sie achten, wenn Sie eine Tagung planen
In diesem Abschnitt werden alle relevanten Punkte für die Planung einer Tagung in einer Checkliste aufgeführt:
- Als Erstes muss das Thema und die Art der Tagung bestimmt werden. Es ist sinnvoll, ein Team zusammenzustellen. Jedes Mitglied ist für einen bestimmten Bereich zuständig.
- Als Nächstes wird ein genauer Tagungsplan mit Zeitplan und Budgetplan aufgestellt.
- Geeigneten Termin finden.
- Geeigneten Veranstaltungsort in der Nähe suchen.
- Die Ausstattung vor Ort sollte zur Tagung passen. Hier sollten Sie mit dem Veranstalter sprechen.
- Kümmern Sie sich um die Anreise, Übernachtungsmöglichkeiten für die Gäste und Referenten und die Verpflegung.
- Das Rahmenprogramm sorgt für Abwechslung auf der Tagung.
- Als Letztes sollten Sie für die Tagung Werbung machen und die Einladungen an die Teilnehmer verschicken.
Fazit
Business Events können ein echtes Highlight sein. Hinter den Events steckt jedoch viel Arbeit. Die Planung und Organisation sind das A und O für eine gelungene Tagung. Jede Tagung ist anders. Es ist wichtig, dass Sie sich passende Teammitglieder suchen, die Ihnen bei der Planung der Tagung helfen. Durch eine gute Planung wird die Tagung zu einem vollen Erfolg. In der Checkliste sind alle relevanten Punkte aufgeführt, die Sie bei der Planung des Business Events berücksichtigen sollten. Als Laie können Sie sich auch an einen erfahrenen Eventmanager wenden. Eventmanager sind Experten auf dem Gebiet und werden zusammen mit Ihnen einen umfassenden Tagungsplan entwerfen.
