Wer seinem Team etwas schenken möchte, denkt zuerst an das Geschenk und danach an die Buchhaltung. Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge, denn die steuerliche Behandlung entscheidet mit darüber, was am Ende beim Beschenkten ankommt. Mitarbeitergeschenke sind dabei mehr als ein Zeichen der Wertschätzung – sie berühren gleichzeitig Lohnsteuerrecht, Umsatzsteuerrecht und die betriebliche Buchhaltung. Wer die drei relevanten Grenzen kennt, kann die Auswahl von Anfang an darauf abstimmen.
„Mitarbeitergeschenke steuerlich absetzbar“ – hinter dieser Suchanfrage steckt fast immer eine konkrete Situation: Weihnachten steht an, ein Jubiläum, oder jemand hat etwas Besonderes geleistet. Und die Frage lautet nicht, ob man etwas schenken darf, sondern bis zu welchem Betrag es steuerfrei bleibt.
Die drei Grenzen, um die es geht
Bei Zuwendungen an eigene Mitarbeiter gibt es nicht eine Grenze, sondern drei – und sie gelten nebeneinander, nicht alternativ. Wer sie auseinanderhält, hat den größten Teil des Themas verstanden.
50 Euro monatlich: die Sachbezugsfreigrenze
Die wichtigste Grenze steht in § 8 Einkommensteuergesetz. Sachbezüge bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei, solange die Vorteile aus allen Sachbezügen eines Monats insgesamt 50 Euro nicht übersteigen. Seit dem 1. Januar 2022 liegt der Betrag bei 50 Euro, vorher bei 44 Euro (Stand 2026 – vor größeren Programmen den aktuellen Stand prüfen).
Drei Punkte entscheiden über die Anwendung, und alle drei werden regelmäßig übersehen.
Es ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Der Unterschied ist erheblich: Wer 51 Euro zuwendet, versteuert nicht einen Euro, sondern die vollen 51. Bei einem Freibetrag wäre nur der Überhang steuerpflichtig – bei einer Freigrenze kippt der ganze Betrag.
Sie gilt monatlich und lässt sich nicht ansparen. Wer im November nichts zuwendet, kann im Dezember nicht das Doppelte geben. Die Grenze bezieht sich auf den einzelnen Monat und wird nicht übertragen.
Sie umfasst alle Sachbezüge zusammen. Ein Tankgutschein über 40 Euro und ein Präsent über 20 Euro im selben Monat ergeben 60 Euro – die Grenze ist gerissen, auch wenn jede Einzelzuwendung darunter lag. Wer laufende Sachbezüge wie einen Fahrtkostenzuschuss oder eine Essensmarke gewährt, hat den Rahmen möglicherweise schon ausgeschöpft, bevor ein Geschenk dazukommt.
60 Euro pro Anlass: Aufmerksamkeiten
Es gibt eine zweite Grenze, die neben der ersten steht und häufig nicht bekannt ist. Für Zuwendungen zu einem besonderen persönlichen Anlass gilt ein eigener Rahmen: Sachzuwendungen bis 60 Euro bleiben als Aufmerksamkeit steuerfrei, geregelt in den Lohnsteuer-Richtlinien zu Aufmerksamkeiten.
Entscheidend ist das Wort „persönlich“. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Dienstjubiläum – das sind persönliche Anlässe. Weihnachten ist keiner, weil es alle gleichzeitig betrifft. Ein Weihnachtspräsent fällt deshalb unter die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze, ein Geburtstagsgeschenk unter die 60-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten.
Praktisch bedeutet das: Beide Grenzen sind im selben Monat nutzbar. Wer einem Mitarbeiter im Dezember zum Geburtstag etwas für 55 Euro schenkt und zusätzlich ein Weihnachtspräsent für 40 Euro, bleibt bei beidem steuerfrei – weil die Zuwendungen unterschiedlichen Rahmen zugeordnet sind. Auch hier gilt allerdings die Freigrenzen-Logik: 61 Euro zum Geburtstag machen den ganzen Betrag steuerpflichtig.
110 Euro: Betriebsveranstaltungen
Die dritte Grenze betrifft keine Geschenke im engeren Sinn, gehört aber dazu, weil Weihnachtsfeiern und Geschenke oft zusammenfallen. Nach § 19 Einkommensteuergesetz bleiben Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung bis zu einem Betrag von 110 Euro je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer außer Ansatz – für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr.
Hier liegt der Unterschied zu den ersten beiden Grenzen: Das ist ein **Freibetrag**, keine Freigrenze. Wer 130 Euro aufwendet, versteuert nur die 20 Euro Überhang, nicht den gesamten Betrag.
Wichtig für die Rechnung: In die 110 Euro gehen alle Aufwendungen ein, auch Raummiete, Musik und Fahrtkosten – nicht nur Essen und Getränke. Und ein Präsent, das im Rahmen der Feier übergeben wird, zählt mit. Wer das Geschenk stattdessen an einem anderen Tag übergibt, ordnet es der Sachbezugsfreigrenze zu.
Gutscheine: der häufigste Fehler
Gutscheine sind beliebt, weil sie flexibel sind. Genau deshalb sind sie steuerlich der schwierigste Fall – denn ein Gutschein, der zu flexibel ist, gilt nicht als Sachbezug, sondern als Geldleistung. Und Geldleistungen sind vom ersten Euro an steuerpflichtig.
Die IHK Köln hat die Abgrenzung zwischen Sachbezug und Geldleistung bei Gutscheinen zusammengestellt. Der Kern: Ein Gutschein muss den Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes entsprechen und darf ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen – nicht zur Barauszahlung und nicht zur Verwendung wie Geld.
Was daraus für die Praxis folgt: Ein Gutschein für einen bestimmten Händler oder eine begrenzte Akzeptanzstelle ist in der Regel unproblematisch. Eine Prepaid-Karte, die überall funktioniert, wo Karten akzeptiert werden, ist es nicht. Und eine Kostenerstattung – der Mitarbeiter kauft, das Unternehmen zahlt zurück – ist immer Geldleistung, auch wenn ein Gegenstand dahintersteht.
Weil die Anforderungen technisch sind und sich geändert haben, lohnt sich hier eine Rückfrage: Der Anbieter des Gutscheinsystems sollte bestätigen können, dass es die Voraussetzungen erfüllt. Wer das nicht schriftlich hat, trägt das Risiko selbst.
Pauschalversteuerung als Ausweg
Wenn eine Zuwendung die Grenzen überschreitet, gibt es einen Weg, der dem Beschenkten die Steuerlast abnimmt: die Pauschalversteuerung nach § 37b Einkommensteuergesetz. Das Unternehmen übernimmt dabei die Steuer mit einem pauschalen Satz von 30 Prozent, zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Ohne Pauschalierung müsste der Mitarbeiter den Wert der Zuwendung als Arbeitslohn versteuern – und bekäme damit ein Geschenk, das ihn Geld kostet. Das ist keine gute Botschaft.
Wann sich die Pauschalversteuerung rechnet
Drei Überlegungen helfen bei der Entscheidung. Erstens die Höhe: Bei einer Zuwendung, die nur knapp über der Grenze liegt, ist es meist günstiger, unter die Grenze zu gehen als zu pauschalieren. Zweitens die Zahl der Fälle: Die Pauschalierung ist ein Wahlrecht, das einheitlich für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres ausgeübt wird – nicht für den Einzelfall. Drittens die Wirkung: Ein Geschenk, das beim Empfänger eine Steuerforderung auslöst, erzeugt das Gegenteil von Wertschätzung.
Weil das Wahlrecht das ganze Jahr betrifft, gehört die Entscheidung in ein Gespräch mit der Steuerberatung – und zwar bevor die erste größere Zuwendung ausgegeben wird, nicht danach.
Mitarbeiter oder Geschäftspartner – zwei getrennte Systeme
Ein Punkt, an dem in der Praxis viel schiefgeht: Für Geschenke an Geschäftspartner, Kunden oder Lieferanten gelten völlig andere Regeln als für die eigene Belegschaft.
Bei Nicht-Arbeitnehmern greift die Grenze aus § 4 Einkommensteuergesetz: Geschenke sind nur dann als Betriebsausgabe abziehbar, wenn die Aufwendungen pro Empfänger und Wirtschaftsjahr 50 Euro nicht übersteigen. Das klingt nach derselben Zahl wie bei der Sachbezugsfreigrenze, ist aber etwas ganz anderes – hier geht es um den Betriebsausgabenabzug beim Schenkenden, dort um die Steuerfreiheit beim Beschenkten. Und die Grenze gilt jährlich, nicht monatlich.
Praktisch heißt das für die Buchhaltung: Zuwendungen an Mitarbeiter und Zuwendungen an Externe gehören auf verschiedene Konten und in verschiedene Aufzeichnungen. Wer beides zusammen erfasst, kann am Jahresende nicht mehr nachweisen, welche Grenze für welchen Fall galt.
Häufige Fehler in der Umsetzung
Die Freigrenze wird nicht überwacht
Der häufigste Fehler ist kein Rechenfehler, sondern ein organisatorischer. Die 50-Euro-Grenze gilt monatlich pro Person und umfasst alle Sachbezüge – aber in vielen Unternehmen vergibt der Vorgesetzte Präsente, die Personalabteilung verwaltet Sachbezüge, und niemand hat beides im Blick.
Was dagegen hilft, ist eine einfache Übersicht: pro Person und Monat eine Zeile, in der alle Sachbezüge zusammenlaufen. Das kann eine Tabelle sein oder ein Feld im Lohnprogramm. Entscheidend ist, dass die Zahlen an einer Stelle zusammenkommen, bevor die nächste Zuwendung beschlossen wird.
Der Anlass wird nicht dokumentiert
Bei Aufmerksamkeiten bis 60 Euro entscheidet der persönliche Anlass über die Steuerfreiheit. Wer das nicht festhält, kann es später nicht belegen – und im Zweifel ordnet die Prüfung die Zuwendung der niedrigeren Grenze zu.
Der Aufwand ist gering: Empfänger, Anlass, Datum, Wert. Diese vier Angaben gehören zum Beleg, nicht in die Erinnerung.
Der Wert wird falsch angesetzt
Maßgeblich ist der Wert, den der Mitarbeiter für die Sache aufwenden müsste – also der übliche Endpreis am Abgabeort, einschließlich Umsatzsteuer. Nicht der Einkaufspreis des Unternehmens, und nicht der Wert ohne Steuer.
Bei Mengenrabatten wird das relevant: Wer 50 Präsente einkauft und dafür einen günstigeren Stückpreis zahlt, muss trotzdem den Endverbraucherpreis ansetzen. Auch Versandkosten können in den Wert eingehen, wenn sie dem Empfänger zurechenbar sind.
Was das für die Auswahl bedeutet
Aus den Grenzen ergeben sich praktische Konsequenzen für die Frage, was man überhaupt schenkt.
- Ein Präsent knapp unter der Grenze ist besser als eines knapp darüber. Der Unterschied zwischen 49 und 51 Euro sind zwei Euro im Einkauf und ein Steuerfall in der Lohnbuchhaltung.
- Etwas, das über den Monat verteilt wirkt, nutzt die Grenze besser. Wer denselben Betrag auf mehrere Anlässe verteilt, bleibt bei jedem einzelnen darunter.
- Sachpräsente sind einfacher als Gutscheine. Bei einem Gegenstand stellt sich die Frage nach Sachbezug oder Geldleistung nicht.
- Der Zeitpunkt der Übergabe hat steuerliche Folgen. Bei einer Betriebsveranstaltung zählt das Präsent in den 110-Euro-Freibetrag, an einem anderen Tag in die Sachbezugsfreigrenze.
Fazit
Mitarbeitergeschenke steuerlich absetzbar zu gestalten ist keine Frage besonderer Kenntnisse, sondern eine der Vorbereitung. Drei Grenzen bestimmen das Feld: 50 Euro monatlich für Sachbezüge, 60 Euro für Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen, 110 Euro je Betriebsveranstaltung. Die ersten beiden sind Freigrenzen, die dritte ist ein Freibetrag – und dieser Unterschied entscheidet darüber, ob bei einer Überschreitung der Überhang oder der ganze Betrag steuerpflichtig wird.
Am meisten Ärger entsteht nicht bei der Auswahl, sondern bei der Überwachung. Wer nicht an einer Stelle zusammenführt, welche Sachbezüge eine Person in einem Monat erhält, reißt die Grenze irgendwann unbemerkt.
Ein erster Schritt, der eine halbe Stunde kostet: Legen Sie eine Übersicht an, in der pro Person und Monat alle Sachbezüge zusammenlaufen – Fahrtkostenzuschuss, Essensmarken, Gutscheine, Präsente. Was dabei sichtbar wird, ist Ihr tatsächlicher Spielraum für das nächste Geschenk.
Dieser Beitrag gibt eine Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung. Die genannten Beträge entsprechen dem Stand bei Erstellung und sollten vor größeren Programmen geprüft werden.
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