In den meisten Büros herrscht das ganze Jahr über eine rege Betriebsamkeit. Dabei kann die Organisation der Arbeit einen großen Teil der Arbeitszeit aufzehren, sodass für die eigentlichen Tätigkeiten kein ausreichender Raum mehr zur Verfügung steht. Oscar Wilde sagte einmal, dass sich die Bürokratie oft nur deshalb immer mehr ausweitet, um die Bedürfnisse der Bürokratie selbst zu erfüllen.
Dies trifft oftmals nicht nur auf die öffentliche Verwaltung zu, sondern auch auf die Büros privat geführter Unternehmen. Die Organisation kann dabei durch spezielle Optimierungskonzepte verbessert werden, deren Umsetzung zumeist unproblematisch ist. So können viele Abläufe in Ihrem Unternehmen verbessert werden, sodass anfallende Büroarbeiten schneller und effizienter erledigt werden. Wie genau das möglich ist, erfahren Sie im folgenden Text.
Strukturen schaffen im Büroalltag
Struktur und Ordnung – das sind zwei Begriffe, die zunächst trocken, langweilig und beengend klingen. Dies mag durchaus zutreffen, besonders im Privatleben. Klare Strukturen und ein ordnender Rahmen sind aber im Arbeitsleben unerlässlich, um eine hohe Arbeitseffizienz zu ermöglichen und aufrechtzuerhalten. Wenn Termine nicht eingehalten, Telefonate nicht entgegengenommen und wichtige Fristen versäumt werden, dann wird eine solche Firma sich kaum dauerhaft am Markt behaupten können.
Eine mangelnde Ordnung und Struktur im Büro senkt die Arbeitsproduktivität nicht nur auf direktem Wege, sondern auch indirekt, da allgemeines Chaos schnell zu Konflikten unter den Kollegen und mit den Vorgesetzten führen kann; dies wird sich unweigerlich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken und kann etwa einen höheren Krankenstand und vermehrte Kündigungen zur Folge haben. Überdies kann ein unachtsamer Umgang mit Dokumenten auch juristische Konsequenzen haben, etwa wenn mit Daten nicht gemäß den Vorschriften der DSGVO umgegangen wird. Sie sehen also, dass ein unorganisiertes Büro kein Zustand ist, der erstrebens- oder gar erhaltenswert ist.
Mit welchen einfachen Tipps lassen sich im Büroalltag Strukturen schaffen?
Schreibtisch sortieren
Der Schreibtisch ist eine Arbeitsfläche: Zu jedem Büro gehört mindestens ein Schreibtisch. An diesem Einrichtungsgegenstand verbringen die meisten Büroangestellten den Großteil ihrer Arbeitszeit. Da ist es naheliegend, dass dieser zentrale Ort eine gewisse persönliche Note erhält. In einem begrenzten Rahmen ist dies nicht zu beanstanden, aber wenn der Schreibtisch immer mehr zweckentfremdet wird, geht schnell die Übersicht verloren. Der Schreibtisch ist weder Frühstückstisch noch Archiv, noch ein geeigneter Ablageort für Dokumente, die eigentlich ins Archiv oder in eine andere Zuständigkeit gehören.
Die Strukturierung des Büroalltags beginnt bereits bei der Strukturierung des Schreibtisches; er sollte über nicht mehr als drei Fächer verfügen, nämlich über jeweils ein Fach für den Eingang, den Ausgang und die anstehenden Tagesaktivitäten. Wenn der Feierabend naht, sollte der Tisch von allem, was dort entsprechend dieser Regeln nicht hingehört, an die passenden Plätze verbracht werden. Auch das Einnehmen von Mahlzeiten direkt am Arbeitsplatz ist zu vermeiden: Regelmäßiges Essen am Schreibtisch führt nicht nur zu unhygienischen Zuständen, sondern führt auch dazu, dass Mitarbeiter in den Pausen keinen ausreichenden Abstand von der Arbeit gewinnen können. Der Einsatz von Notizzetteln sollte zudem sparsam erfolgen und nur Erinnerungsstützen für aktuelle Anliegen bieten. Ansonsten droht in der Flut an Notizen die Übersicht über relevante Angelegenheiten verloren zu gehen.
Schubladen und Schränke aufräumen
Schubladen und Schränke sind keine bloße Dekoration: Wenn der Schreibtisch eine ordentliche Struktur erhalten hat, stellt sich die Frage, wohin all die Schriftstücke, die sonst direkt über den Arbeitsplatz verteilt waren, nun abgelegt werden sollen. Hier kommen Schubladen und Schränke zum Einsatz, die jeweils einem klaren Funktionszweck zugeordnet werden sollten. Alle Schriftstücke sollten dabei nach einer eindeutigen Systematik (zum Beispiel wichtige Dokumente nach oben, eher unwichtige nach unten) sortiert werden, sodass bei Bedarf ein schneller Zugriff auf diese möglich ist, ohne dass die Mitarbeiter sich durch ein neues Chaos hindurcharbeiten müssen, das sich vom Schreibtisch lediglich in die Schränke und Schubladen verlagert hat.
Ablagen kennzeichnen
Eigentlich eine Banalität, in der Praxis häufig nicht bedacht – wenn nicht klar erkennbar ist, für welche Schriftstücke welche Ablage angedacht ist, entstehen unnötige Verzögerungen im Arbeitsablauf. Zeitaufwendige Rückfragen und Suchen können die Folge sein. Dadurch geht wertvolle Zeit verloren, die Ihre Mitarbeiter in produktivere Tätigkeiten investieren können. Alle Ablagefächer sollten deshalb eindeutig mit Etiketten gekennzeichnet sein. Jedes Dokument, das nicht der Beschreibung auf der Etikette entspricht, gehört woanders abgelegt. Dies erfordert im Vorfeld eine gewisse Planung, da alle Kategorien bedacht und abgedeckt werden müssen, da es ansonsten erneut zu Verzögerungen infolge notwendiger Rückfragen und Unsicherheiten kommt. Die verwendeten Etiketten können sich auch farblich unterscheiden und verschiedene Farben können bestimmte Themengebiete oder Dringlichkeiten signalisieren.
Offene Rechnungen an einem prominenten Ort aushängen
Kaum etwas schadet Ihrem Unternehmen so sehr wie Rechnungen, die nicht fristgemäß beglichen werden. Grund für Zahlungsverzögerungen sind häufig keine finanziellen Engpässe; es kommt nicht selten vor, dass fällige Rechnungen schlicht vergessen werden, weil sie in der allgemeinen Unordnung verschwinden. Offene Rechnungen sollten deshalb an einem besonders prominenten Ort ausgestellt werden, um sie stets in Erinnerung zu halten. Am besten eignet sich hierfür eine Pinnwand. Achten Sie aber darauf, dass der Ort, an dem Sie eine solche Pinnwand aufstellen, nicht für Gäste und Besucher zugänglich ist, da dies einen Verstoß gegen die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen darstellen würde.
Digitalisierung ermöglicht neue Chancen
Um die Büroarbeit zu organisieren, können auch digitale Hilfsmittel genutzt werden. Zwar befinden sich Computer heutzutage in so gut wie jedem Büro, diese werden aber nicht immer optimal eingesetzt. Es hat sich zudem in den vergangenen Jahren gezeigt, dass zunehmende Digitalisierung die Arbeitsabläufe nicht generell optimiert oder beschleunigt; oftmals kommt es vor, dass digitale Möglichkeiten dazu führen, dass immer mehr Daten und Informationen erfasst werden, die nicht unbedingt nützlich sind.
Häufig wird ein digitalisierter Arbeitsplatz damit gleichgesetzt, dass in den jeweiligen Büros gängige Textverarbeitungen und Kalkulationsprogramme genutzt werden. Diese Programme haben sicher ihren Zweck und ihr Nutzen ist unbestritten, jedoch gibt es zwei Punkte zu beachten:
- Etliche Unternehmen und ihre Mitarbeiter nutzen lediglich die Standardfunktionen bekannter Programme. Dabei bieten auch vermeintlich wohlbekannte Textverarbeitungs- und Kalkulationsprogramme weit mehr Möglichkeiten, als es vielen Führungskräften und ihren Mitarbeitern bewusst ist. Hier kann sich eine Schulung durch externe Kursanbieter lohnen.
- Viele kleine und bislang wenig bekannte Unternehmen und Start-ups bieten maßgeschneiderte Softwarelösungen für die speziellen Anforderungen in verschiedenen Branchen an. Nicht immer müssen es bekannte Großkonzerne mit hohem Marketingbudget sein, die die besten Möglichkeiten bieten, die Digitalisierung Ihres Unternehmens zu unterstützen.
Outsourcen von Büroaufgaben
Auch dann, wenn Sie keinen Großkonzern führen, kann es sich lohnen, dass Sie bestimmte Bürotätigkeiten outsourcen. Bestimmte Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft Ihrer Firma gehören, sind repetitiv und verändern sich so gut wie nie. Oftmals betrifft dies die (Lohn-)Buchhaltung, aber je nach Branche und Kerngeschäft können Sie vielfältige Bürotätigkeiten outsourcen. Solche Aufgaben können Sie zum Beispiel an einen Büroservice in Bielefeld abgeben, der die Aufgaben zuverlässig und mit höchster Fachkompetenz für Sie erfüllt. Ein weiterer Vorteil: Externe Büroservices sind genau auf die ausgelagerten Tätigkeiten spezialisiert und können diese deshalb schneller und günstiger erledigen als Mitarbeiter eines Unternehmens, deren Kerngeschäft nicht in Bürotätigkeiten liegt.
Tipps für eine organisierte Büroarbeit
Wollen Sie die in Ihrem Unternehmen befindlichen Büros nach diesen Empfehlungen umstrukturieren, so führen Sie idealerweise zunächst eine Bestandsaufnahme durch. Überprüfen Sie, ob eine mangelnde Struktur in Ihren Büros gegeben ist und treffen Sie gegebenenfalls Maßnahmen, um Abhilfe zu schaffen. Wenn Sie Veränderungen in Ihrem Unternehmen einführen wollen, erläutern Sie Ihren Mitarbeitern die Gründe dafür und heben Sie besonders die Vorteile hervor, die ein strukturiertes Büro mit sich bringen würde. Menschen sind generell gegenüber Veränderungen skeptisch, deshalb sollte der Nutzen deutlich gemacht werden. Sie können in diesem Zusammenhang auch Methoden des sogenannten Nudgings anwenden. Wenn die Veränderungen eingeführt wurden und sich in der Umsetzungsphase befinden, überprüfen Sie die Erfolge. Loben Sie Verbesserungen, weisen Sie aber auch ehrlich auf Möglichkeiten zur weiteren Optimierung hin.
Fazit
Eine gute Organisation Ihrer Büros wird die Produktivität des Unternehmens zwangsläufig erhöhen. Es ist keine Lebensaufgabe, Büroarbeit zu organisieren: Die genannten Maßnahmen sind einfach umzusetzen und erfordern keine grundlegende Umwälzung bestehender Strukturen. Häufig wiederkehrende Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft Ihres Unternehmens gehören, können Sie an einen Büroservice in Bielefeld outsourcen.
