Man kann nicht in allem der oder die Beste sein. Ein guter Coach muss daher kein Top-Verkäufer oder guter Service-Berater sein. Allerdings sind diese Fähigkeiten für diesen Job nicht gerade unwichtig. Denn zum einen ist eine gewisse Akquise notwendig. Zum anderen kommen Fragen von Kunden und Interessenten, die jemand beantworten muss. Daher lohnt es sich auf diesem Gebiet etwas im Angebot zu haben. Was also tun?
Die Devise lautet immer: was du nicht gerne tust, dass lasse von anderen erledigen. In diesem Fall können solche Arbeiten von einem Telefonsekretariat übernommen werden. Hierfür muss man als Coach keine Mitarbeiter anstellen, sondern diese Leistungen lassen sich von einem externen Anbieter beziehen. Ein solcher Telefonservice verbessert die Erreichbarkeit und erhöht ganz deutlich das Service-Level. Wir zeigen, wie das ganze funktioniert und welche Vorteile Sie davon haben.
Externer Telefonservice – welche Vorteile hat das?
Nehmen wir an, Sie als Coach sind viel unterwegs und tagsüber nicht erreichbar, weil sie jeden Auftrag persönlich im Unternehmen, vor Ort beim Kunden, abarbeiten. Das bringt dieser Job eben mit sich. In einem solchen Umfeld ist es schwer ans Telefon zu gehen, wenn ein Anruf hereinkommt. Viele Coaches lösen es so, dass sie aller Anrufer im Büro auf das Handy umleiten. In der Mittagspause oder auf der Rückreise rufen sie dann zurück.
Leider ist es aber manchmal auch so, dass ein Unternehmen auf die Schnelle einen Coach gesucht hat. Dabei werden innerhalb von ein paar Stunden einige Anbieter angerufen. Und manchmal ist es dann so, dass der erstbeste genommen wird. Wer nicht rangeht, der ist also weg vom Fenster. Unflexibel sein in Sachen Erreichbarkeit kann zu massiven Umsatzeinbußen führen.
An dieser Stelle kann ein externes Telefonsekretariat die optimale Lösung sein. Kommt ein Anruf herein, dann wird der Anrufer an den Telefonservice des Dienstleisters weitergeleitet. Am Telefon sieht der Interessent das nicht, es bleibt Ihre Nummer sichtbar. Für den potenziellen Kunden ist also nicht erkennbar, dass der Mitarbeiter, der den Anruf annimmt, nicht zu Ihrer Firma gehört.
Mit Hilfe einer überschaubaren Einarbeitung und bewaffnet mit einer ausführlichen FAQ-Liste, kann nun der Call-Agent vermutlich bis zu 90% der Anrufe perfekt abwickeln, ohne dass Sie jemals bei Ihrer Arbeit gestört werden. Das Telefonsekretariat kann zum Beispiel die üblichen Fragen beantworten, die gestellt werden, bevor ein Coach einen Auftrag erhält. Zudem können die Mitarbeiter auch eine Freischaltung für Ihren Kalender bekommen und dort Termine pflegen. Auf diesem Wege sorgt der Service dafür, dass mehr Kunden bei Ihnen buchen. Man muss nicht immer persönlich erreichbar sein, um Geschäfte einzutüten. Eine freundliche Stimme aus dem Call Center kann das manchmal sogar viel besser.
Zudem können sich die Leute vom Telefonservice darum kümmern, dass Ihre zufriedenen Kunden noch zufriedener werden. Diese rufen manchmal an, weil sie Zertifikate benötigen, Probleme haben mit einer Rechnung oder auf sonstige Art Hilfe benötigen. Auch diesen Anrufern kann ein Sekretariatsservice so gut wie jeden Wunsch erfüllen. Besonderer Service spricht sich herum.
Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Sekretärin oder ein Sekretär immer mit einem gewissen Prestige verbunden ist. Wenn bei einem Anruf ein scheinbarer Mitarbeiter den Hörer abnimmt, dann vermittelt das nach Außen einen guten Eindruck. Interessenten denken sich dann: „Oh Mann, muss das ein guter Coach (m/w) sein. Kann sich sogar eigene Mitarbeiter leisten…“
